Verwerkersovereenkomst VoedKompas

Versie 1.1 (concept, 30 september 2026)

Deze verwerkersovereenkomst hoort bij het gebruik van VoedKompas en is onderdeel van de afspraken tussen het bedrijf dat VoedKompas gebruikt en Bolt Online als aanbieder van VoedKompas. Door een account te registreren gaat het bedrijf akkoord met deze overeenkomst.

1. Partijen

Verwerkingsverantwoordelijke: het bedrijf (personal trainer, voedingscoach, sportschool of andere organisatie) dat een account op VoedKompas heeft geregistreerd, hierna: het Bedrijf. De gegevens van het Bedrijf staan in het account onder Instellingen.

Verwerker: Bolt Online, handelend onder de naam VoedKompas, gevestigd aan Lindensteinlaan 89, 9351 KC Leek, ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 99864657, hierna: VoedKompas.

2. Waar deze overeenkomst over gaat

Het Bedrijf gebruikt VoedKompas om zijn klanten (deelnemers) te begeleiden bij voeding: metingen vastleggen, weekmenu's maken en versturen, berichten wisselen en de voortgang bijhouden. Daarbij verwerkt VoedKompas persoonsgegevens van de deelnemers en de coaches van het Bedrijf, in opdracht van het Bedrijf.

Het Bedrijf bepaalt het doel en de middelen van de verwerking en is verwerkingsverantwoordelijke in de zin van de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG). VoedKompas verwerkt de gegevens uitsluitend in opdracht van het Bedrijf en is verwerker.

3. Welke gegevens en van wie

Deelnemers (klanten van het Bedrijf):

• naam, e-mailadres, telefoonnummer, geboortedatum, geslacht, lengte
• gezondheidsgegevens: gewicht, vetpercentage, omtrekken, spiermassa, energiebehoefte, doelen, allergieën en voedingsvoorkeuren, antwoorden op de intake, voortgangsfoto's, eetboekje en check-ins
• menu's, boodschappenlijsten, berichten met de coach, afspraken en bijdragen in de community
• pakketten, bestellingen, facturen en betaalstatus (alleen als het Bedrijf online pakketten verkoopt)
• technische gegevens: de persoonlijke toegangslink van de app, pushmelding-abonnementen en het logboek van wat er in het account is gebeurd

Coaches en eigenaren van het Bedrijf: naam, e-mailadres, telefoonnummer, inloggegevens (als beveiligde hash), afwezigheid en activiteiten in het account.

Gezondheidsgegevens zijn bijzondere persoonsgegevens. Het Bedrijf zorgt voor een geldige grondslag, in de regel de uitdrukkelijke toestemming van de deelnemer. VoedKompas ondersteunt dat met een toestemmingsvinkje bij het aanmaken van een deelnemer en bij online aanmelding.

4. Doel en instructies

VoedKompas verwerkt de gegevens alleen voor het leveren van de dienst: het account laten werken, menu's en mails maken en versturen, meldingen sturen, facturen maken, en de dienst onderhouden en beveiligen. VoedKompas verwerkt de gegevens niet voor eigen doelen, verkoopt ze niet en gebruikt ze niet voor advertenties of profilering.

De instructies van het Bedrijf zijn de instellingen en handelingen in het account (bijvoorbeeld welke modules aan staan, welke mails verstuurd worden en wie welke deelnemers ziet). Aanvullende instructies geeft het Bedrijf schriftelijk, bijvoorbeeld per e-mail.

Vindt VoedKompas dat een instructie in strijd is met de AVG, dan laat VoedKompas dat het Bedrijf weten.

5. Geheimhouding

Iedereen die bij VoedKompas toegang heeft tot persoonsgegevens is gebonden aan geheimhouding. Toegang tot de gegevens van het Bedrijf is beperkt tot wat nodig is voor het leveren van de dienst, het oplossen van storingen en ondersteuning op verzoek van het Bedrijf.

6. Beveiliging

VoedKompas neemt passende technische en organisatorische maatregelen, waaronder:

• alle verbindingen versleuteld (https)
• gegevens opgeslagen in een database in de Europese Unie (Frankfurt, Duitsland); de serverfuncties draaien in dezelfde regio
• foto's en bestanden versleuteld opgeslagen (AES-256) met een sleutel die buiten de database wordt bewaard
• wachtwoorden alleen als versleutelde hash; sessies verlopen automatisch
• strikte scheiding tussen bedrijven: een bedrijf ziet nooit gegevens van een ander bedrijf; binnen een bedrijf ziet een coach alleen zijn eigen deelnemers, tenzij de eigenaar anders instelt
• de app van een deelnemer is alleen bereikbaar via zijn persoonlijke geheime link; voortgangsfoto's zijn alleen zichtbaar voor de deelnemer en zijn coach
• een logboek per bedrijf van wat er met de gegevens van een deelnemer is gebeurd en verstuurd
• dagelijkse back-ups van de database bij de databaseleverancier

7. Subverwerkers

VoedKompas schakelt de volgende partijen in. Alle gegevens blijven binnen de Europese Unie, behalve waar hieronder anders staat.

Verkoopt het Bedrijf online pakketten aan zijn deelnemers, dan gebeurt dat via het eigen Mollie-account van het Bedrijf. Mollie is dan een verwerker van het Bedrijf zelf, niet van VoedKompas. Stelt het Bedrijf een eigen mailserver in, dan gaan de mails via die server.

VoedKompas mag een subverwerker vervangen of toevoegen. VoedKompas meldt dat minstens 30 dagen vooraf per e-mail aan de eigenaar van het Bedrijf. Heeft het Bedrijf gegronde bezwaren, dan kan het de overeenkomst opzeggen voordat de wijziging ingaat. Met elke subverwerker sluit VoedKompas afspraken die minstens hetzelfde beschermingsniveau bieden als deze overeenkomst.

8. Rechten van betrokkenen

Wil een deelnemer zijn gegevens inzien, laten aanpassen of laten verwijderen, dan handelt het Bedrijf dat af. VoedKompas helpt daarbij: in het account kan het Bedrijf gegevens bekijken, aanpassen, exporteren en een deelnemer verwijderen. Komt zo'n verzoek rechtstreeks bij VoedKompas binnen, dan stuurt VoedKompas het door naar het Bedrijf en handelt het niet zelf af.

9. Datalekken

Ontdekt VoedKompas een inbreuk op de beveiliging waarbij persoonsgegevens van het Bedrijf betrokken (kunnen) zijn, dan meldt VoedKompas dat zonder onnodige vertraging en uiterlijk binnen 48 uur na ontdekking per e-mail aan de eigenaar van het Bedrijf, met wat er bekend is over de aard van de inbreuk, de betrokken gegevens, de gevolgen en de genomen maatregelen. Het Bedrijf beoordeelt of melding bij de Autoriteit Persoonsgegevens en de betrokkenen nodig is; VoedKompas levert de informatie die daarvoor nodig is.

10. Controle

Op verzoek geeft VoedKompas het Bedrijf de informatie die nodig is om aan te tonen dat deze overeenkomst wordt nageleefd. Wil het Bedrijf een controle laten uitvoeren, dan gebeurt dat na overleg, hoogstens één keer per jaar, op een moment dat de dienst niet verstoort, door een onafhankelijke deskundige die aan geheimhouding is gebonden. De kosten zijn voor het Bedrijf, tenzij uit de controle blijkt dat VoedKompas tekortschiet.

11. Duur, einde en verwijderen

Deze overeenkomst geldt zolang het Bedrijf een account op VoedKompas heeft.

Na het einde van het abonnement of de proefperiode blijven de gegevens bewaard zodat het Bedrijf later kan doorgaan; het Bedrijf en zijn deelnemers hebben dan geen toegang meer. Twaalf maanden na het einde verwijdert VoedKompas het account met alle gegevens, tenzij het Bedrijf eerder om verwijdering vraagt of intussen opnieuw een abonnement heeft afgesloten. Op verzoek levert VoedKompas de gegevens vóór verwijdering aan in een gangbaar bestandsformaat.

Facturen en betaalgegevens bewaart VoedKompas zeven jaar op grond van de fiscale bewaarplicht.

12. Aansprakelijkheid

De aansprakelijkheid van VoedKompas voor schade door een tekortkoming in deze overeenkomst is beperkt tot het bedrag dat het Bedrijf in de twaalf maanden voor de gebeurtenis aan VoedKompas heeft betaald. Deze beperking geldt niet bij opzet of bewuste roekeloosheid van VoedKompas.

13. Overig

Op deze overeenkomst is Nederlands recht van toepassing. Geschillen worden voorgelegd aan de bevoegde rechter in Nederland. Wijzigt VoedKompas deze overeenkomst, dan krijgt de eigenaar van het Bedrijf de nieuwe versie minstens 30 dagen vooraf per e-mail; de actuele versie staat altijd op deze pagina.

Vragen over deze overeenkomst: info@boltonline.nl.